¿Qué es KPI? El KPI son los indicadores de rendimiento clave y sirven para medir objetivos o acciones y su rendimiento.

Es decir, KPI son todas las pequeñas cosas que hacen que una compañía o proyecto prospere o sea un fracaso.

Un buen jefe y un buen empleado conocen el significado de estas estadísticas.

Un KPI también es conocido como «key performance indicator» en ingles, indicador clave o medidor de desempeño o indicador clave de rendimiento.

Los KPI, o los indicadores de rendimiento clave, en realidad no son términos relacionados con los humanos.

Son medidas estadísticas que describen una acción o evento u objetivo específico.

Por ejemplo, un KPI puede ser crear un articulo en tu blog cada semana, o generar una venta cada día, o simplemente hacer la cama al levantarse.

Por lo tanto, un gran director de proyectos profesional puede usar una métrica como KPI las valoraciones de un servicio al cliente para determinar si sus empleados cumplen con las expectativas o no.

Asimismo, un gran empleado también mediría si su trabajo está satisfaciendo al cliente y, por lo tanto, podrá anticipar los problemas en el futuro.

¿Por qué son importantes los KPI?

Las empresas deben saber lo que acciones hacen sus empleados y sistemas para asegurarse de que tengan éxito.

Si un empleado cumple con los objetivos de ventas, pero la compañía no aumentó su rentabilidad, entonces el gerente tiene que saber por qué sucedió esto.

A través de los KPI, el jefe de proyecto puede comunicar efectivamente los resultados a los empleados y darles formas de mejorar.

Y así puede decidir que mejorar si descubre que el margen de beneficio no está aumentando o saber donde esta el problema.

¿Cómo se usan los KPI?

En estos días, es común que las empresas midan el trabajo para saber cómo rinden los empleados.

Por ejemplo, un programa de software de gestión del trabajo puede registrar las acciones de los empleados y presentar información al CEO y al jefe de equipo.

Esto les ayuda a entender por qué ciertos empleados están realizando rindiendo por de las expectativas.

También es una buena herramienta para dar el reconocimiento a los empleados que merecen, ya que si sabes el rendimiento sabes quien lo hace bien.

Pero los KPI no solo son medidas de rendimiento para las personas, puedes crear un KPI para ele proyecto, como por ejemplo llegar a cubrir los costes en el primer año o tener mil seguidores en tu perfil de Instagram.

También acciones mas pequeñas pueden ser KPI, como por ejemplo si estamos creando una página web los KPI pueden ser:

  • Crear un slider
  • Describir los servicios
  • Insertar los comentarios de clientes satisfechos
  • Crear un formulario de contacto

Para usar los KPI correctamente necesitamos informes, gráficos y programas informáticos que recojan y analicen acciones claras y medibles.

Para el rendimiento de empleados existen numerosos programas en internet y para conseguir leads podemos usar el numero de ventas o el número de registrados a nuestra newsletter.

Ejemplos de KPI

Un KPI puede ser cualquier acción que vamos a medir como un objetivo pequeño que se hace cada hora o cada día, un indicador mensual de un departamento o un objetivo anual de una empresa o incluso las acciones de nuestra vida cotidiana.

  • Tiempos de la ejecución de una tarea
  • Número de llamadas telefónicas
  • Ventas directas
  • Clics en un anuncio
  • Visitantes de una página web
  • Satisfacción de los usuarios y clientes

En la vida cotidiana podrían ser KPI:

  • Correr todos los días
  • Buscar un trabajo
  • Dormir 8 horas
  • Leer un libro al mes
  • Hasta ver un capitulo de tu serie favorita puede ser un KPI.

Y como vemos cualquier objetivo claro puede ser un KPI.

Características de los KPI

Los KPI son acciones, características u objetivos que deben de ser claros y contundentes para poder medirlos y valorarlos correctamente.

Para ello se utiliza el método SMART.

Específicos (S): que sea una tarea u objetivo claro (Conseguir 10 ventas este mes)

Medible (M): que se pueda medir fácilmente (Numero de ventas en la tienda online)

Alcanzables (A): no seas exagerado y se realista (no puedes aumentar mil ventas de un mes para otro pero si intentar conseguir 10 al mes)

Relevantes (R): No midas las veces que respiras, no tiene sentido, pero si cuantas llamadas al mes hacen tus comerciales.

Medidos en un tiempo concreto (T): en cuanto tiempo hay que conseguir el KPI para que sea optimo.

También es importante que los datos que se recogen para medir los KPI sean correctos para el objetivo y también crear KPI paralelos para llegar a un KPI global.

Por ejemplo, si queremos mas ventas telefónicas, y un aumento de llamadas telefónicas comerciales genera más ventas, un KPI menor puede ser generar más llamadas telefónicas.

Para ello puedes tener 3 KPIs diferentes:

  • Contratar a más vendedores en un mes.
  • Comprar centralitas automáticos esta semana.
  • Optimizando el discurso del comercial cada trimestre.
  • Crear una oferta exclusiva para ese canal de venta cada 15 días.

Todas estas acciones y objetivos, son SMART y por lo tanto KPI.

Y no, decirles a los vendedores que «vendan más» no es un KPI es un jefe poco profesional.

¿Los empleados reciben instrucciones sobre cómo usar el KPI?

La mayoría de las empresas brindan formación para nuevas contrataciones para que conozcan las diversas formas de maximizar la productividad.

Además, algunas empresas hacen todo lo posible para enseñar a los empleados cómo desempeñarse mejor con el trabajo y herramientas del día a día.

Otros simplemente usan herramientas simples, como gráficos visuales y gráficos que muestran los datos a lo largo de varios meses.

Los KPI son muy importantes en la gestión de cualquier empresa. Los empleados y la empresa en sí deben poder entender el significado detrás de estos números.

Un buen sistema de gestión de proyectos debería ayudar a formar una cultura unificada que no deje de lograr objetivos establecidos por KPI definidos por los líderes de la empresa.

¿Cómo puede una empresa asegurarse de que los kpis que establecieron son efectivos?

Los KPI tienen que ser identificados y creados por toda la estructura del proyecto como los CEO, jefes de sección, trabajadores e incluso por los clientes.

La forma más típica es utilizar los KPI como métricas en las evaluaciones de los empleados, pero eso solo mejora el rendimiento de los empleados.

Pero si utilizamos una herramienta de marketing online que no sea efectiva el culpable puede que no sea el técnico que la trabaja, si no un problema de la herramienta.

Por ejemplo, si vas a utilizar una tienda online para vender, usa KPI genéricos como, tener una marca, que la web sea atractiva, que sea rápida.

¿Y si un cliente se queja constantemente de una característica de un servicio o producto? También puede ser un gran indicador de KPI a mejorar.

De esta manera hay que crear varios sistemas de KPI diferentes para cada área del proyecto, para cada objetivo y también para lo que sea que queramos medir.

Si la evaluación mide cómo desempeñan los empleados, herramientas y objetivos en varias áreas, entonces será más fácil para la compañía ver qué necesita mejoras y que área esta optimizada.

Conclusión sobre los KPI

Recuerda que los datos recopilados son siempre importantes y valiosos, si no es inmediatamente, será en un futuro.

Así que antes de ponerte a trabajar tienes que ser consciente de lo básico que es un KPI y lo que puede hacer por tu empresa, proyecto o vida.

Elige que medir y como medir tu trabajo para conseguir, acciones, tareas, objetivos y resultados.

Abrir chat
¿Tienes dudas?